Rekisteri- ja tietosuojaseloste  

Tämä on Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 9.5.2020. Viimeisin muutos 9.5.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy, PL 120, 040101 Jyväskylä

• info@vesiliikunta.com

2. Yhteystiedot tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

• Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy
• Sähköposti: info@vesiliikunta.com
• Asiakaspalvelu: (014) 449 7921

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja palveluiden kehittämiseen kuten verkkopalvelut tai asiakasohjelmat. Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy voi hyödyntää käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja sijaintiperusteisten palvelun osien tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi. Sijaintitietojen hyödyntämisen voi mobiilipalvelun käyttäjä peruuttaa päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista.

Asiakasviestintää ja asiakkaalle tarjottavia palveluita voidaan segmentoida ja tätä varten rekisteröityjä profiloida, perustuen esimerkiksi Asiakkaan ostohistoriatietoihin tai kiinnostustietoihin, jotka voivat olla Asiakkaan ilmoittamia tai, joita voidaan kerätä verkkopalvelun käyttäytymisen perusteella.

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy käyttää henkilötietoja myös asiakaspalautteen käsittelyyn ja siihen vastaamiseen. 

Lisäksi Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy käyttää henkilötietoja rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:n oikeus käsitellä Asiakkaan henkilötietoja perustuu pääsääntöisesti Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:n sekä asiakkaan väliseen sopimukseen, kuten tuotteen tilaukseen tai kanta-asiakkuuteen.

Henkilötietojen käsitteleminen perustuu myös asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• etu- ja sukunimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymävuosi
• henkilötunnus, kun laki niin sallii (esimerkiksi vakuutus- ja laskulle myynti)
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:n verkkokaupan Asiakkaista voidaan lisäksi käsitellä seuraavia tietoja:

• toimitustapaa ja maksutapaa koskevat tiedot, mukaan lukien toimitusosoite (jos eri kuin tilaajan tiedot)
• asiakasviestintään liittyvät tiedot, mukaan lukien palautteet, reklamaatiot ja puhelut asiakaspalvelun kanssa
• maksamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saatavat Suomalaisen Vesiliikuntainstittuutti Oy:n verkkopalvelujen käyttämistä koskevat tiedot ja tekniset tiedot
• tiedot koskien Asiakkaan luomaa sisältöä tai muuta toimintaa verkkopalvelussa, kuten omien tietojen päivittäminen tai tuotearvostelut

6. Mistä henkilötiedot on saatu

Jotta Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy pystyy tarjoamaan asiakkaille verkkopalveluita, sen on käsiteltävä asiakkaiden henkilötietoja. Mikäli Asiakas ei halua luovuttaa verkkolomakkeilla pakollisiksi merkittyjä henkilötietojaan Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:lle, ei Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy kykene tarjoamaan palvelua asiakkaalle.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy kerää henkilötiedot pääasiassa Asiakkaalta itseltään esimerkiksi, kun Asiakas rekisteröityy eri palvelukanavissa. Evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla sähköisissä palveluissa voidaan muodostaa kirjautuneista käyttäjistä selainyleisöjä, joista ei kuitenkaan voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää. Lisäksi Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy voi kerätä ja päivittää henkilötietoja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestötietojärjestelmästä ja muista yleisesti käytetyistä osoiterekistereistä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan muutoin luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Asiakasrekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta. Asiakastiliin sisältyvät henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin asiakastili on voimassa. Mikäli asiakastiliä ei ole käytetty 24 kuukauteen, asiakastilin tiedot poistetaan. Markkinointitarkoituksiin käsiteltävää tietoa säilytämme toistaiseksi.

9.Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Henkilötiedot on talletettu rekisterinpitäjän sähköiseen järjestelmään, jonne on pääsy ainoastaan niillä tietyillä, ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvilla tai sen lukuun toimivilla henkilöillä, joille pääsy järjestelmään on työtehtävien tai muun vastaavan syyn vuoksi tarpeen. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy pyrkii käytettävissään olevin kohtuullisin keinoin, kuten palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla, suojaamaan käsiteltävät henkilötiedot asiattomalta pääsyltä tietoihin ja muulta laittomalta käsittelyltä.

10. Asiakkaan oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Asiakkaalla on lisäksi oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Asiakkaalla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Mikäli kanta-asiakkaalla on pääsy omiin tietoihinsa, on hänen ensisijaisesti huolehdittava tietojensa ajantasaisuudesta korjaamalla itse tietojaan kirjautumalla tietoihinsa verkkopalvelussa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, jos käsittely on perustunut suostumukseen
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• rekisteröityä koskevat tiedot on kerätty rekisteröidyn ollessa alaikäinen

Asiakkaalla on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan Asiakkaan suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut edut Asiakkaan vastustamisen perusteet.

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

käsittely suoritetaan automaattisesti; ja käsittely perustuu joko Asiakkaan suostumukseen tai Asiakkaan henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi Asiakkaan pyynnöstä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Siltä osin kuin käsittely perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttäminen

Oikeuksien käyttöä koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti, ja sen tulee olla allekirjoitettu. Vaihtoehtoisesti pyynnön voi tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröidyltä lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

Jos Asiakkaan pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia ja kohtuuttomia (esim. edellisestä pyynnöstä saada pääsy tietoihin on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi), rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen korvaus pyynnön toteuttamisesta

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Suoramarkkinointi- ja suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettu henkilötietojen käsittely sekä käsittely markkina- ja mielipidetutkimuksia varten lopetetaan vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä asiakkaalla on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy:n oikeutettu etu. Asiakkaan tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Suomalainen Vesiliikuntainstituutti Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa Asiakkaan vakituinen asuinpaikka tai työpaikka on taikka missä väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu Asiakkaan tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.